Spadel schakelt dankzij OASE zonder zorgen over naar Office 365
“Dat onze gebruikers blijvend worden ondersteund, was een overtuigende factor om voor Xylos te kiezen.”
De Belgische drinkwaterproducent Spadel migreerde in maart 2017 van Lotus Notes naar Microsoft-producten zoals Outlook, Skype for Business en OneNote binnen het online abonnement Office 365. Om het traject vlot te laten verlopen, hielp Xylos hen met een gefaseerd communicatie- en opleidingsplan. Daarin stond het leerplatform OASE centraal. De aanpak zorgde voor een hoge adoptiegraad, nieuwe werkmethoden en was bovendien kostenefficiënt.
Begin februari organiseerde Spadel een grote kick-offmeeting om werknemers tijdig op de hoogte te brengen van het nieuwe project. Daarna toonde Spadel wekelijks een aankondigingsfilmpje op interne schermen. Regelmatig waren ook clips over de mogelijkheden van het nieuwe pakket te zien. HR-Director Bart Tuyls zou het in de toekomst niet anders doen: “Omdat we mensen er voortdurend attent op maakten, was iedereen goed voorbereid en keken ze niet op tegen de migratie. We maakten onze medewerkers al warm voor het idee en dat gaf een zachte verandering. Veeleer een evolutie dan een revolutie, ook al was het een big-bang.”
Alles in stappen
De medewerkers kregen in de aanloop naar die migratie al opleidingen om met de nieuwe toepassingen te leren werken. Spadel koos daarbij voor een aanpak in verschillende fasen. Eerst werden er in elke vestiging ambassadeurs gekozen die later als aanspreekpunt zouden optreden voor hun collega’s. Op basis van hun passie voor IT en het project kregen ze een diepgaande opleiding over de nieuwe toepassingen. Een week voor de livegang gaf Xylos alle medewerkers een uitgebreide demo, in verschillende sessies.
Ten slotte bestelde Spadel 600 licenties van Xylos’ online leerplatform OASE, waar de medewerkers sinds de omschakeling terechtkunnen met vragen over Office. “Zij willen er zo snel mogelijk antwoord op en dat kan met OASE. Ik vergelijk het soms graag met Shazam”, legt Bart Tuyls uit. “Dat onze gebruikers blijvend worden ondersteund, was een overtuigende factor om voor Xylos te kiezen. Een eenmalige opleiding is niet de juiste oplossing voor Office 365. In de toekomst willen we nog meer communiceren over OASE, bijvoorbeeld via een maandelijkse tips-en-tricksmail met filmpjes van het platform.”
Net zoals bij de opleiding zal Spadel stap voor stap nieuwe programma’s in gebruik nemen. In maart focusten ze zich op Outlook, OneNote, OneDrive en de klassieke Office-toepassingen. Ook Skype For Business zat in het plan maar voorlopig enkel nog met audio – al zullen video en chat gauw genoeg volgen, denkt Bart Tuyls: “Je kunt niet meteen met alle Office 365-toepassingen van start. We zullen daarin groeien en OASE helpt ons daarbij. Zo bekijken we al om in de toekomst ook Yammer te activeren.”
600
medewerkers hebben toegang tot het online leerplatform OASE
4
vestigingen in vier landen werden opgeleid door Xylos
1
Spadel schakelde iedereen in één dag over naar de Microsoft-omgeving
New Way of Working (NWoW)
Een van de motivaties voor het nieuwe pakket, was NWoW of hoe Spadel op nieuwe manieren kan werken. “Dat onze adoptiegraad zo hoog ligt, is zeker te danken aan onze zachte aanpak. Nu al zien we dat mensen zich minder verplaatsen en sneller videomeetings houden. Dat zat eigenlijk al in ons opleidingstraject verweven, want de demo voor onze vestiging in Wales werd via webcast gegeven”, vertelt Bart Tuyls. “Ook samenwerken gaat vlotter. We kunnen nu met meerdere collega’s tegelijk werken aan één document. Alle wijzigingen worden netjes bijgehouden wat het versiebeheer danig vereenvoudigt. E-mails met drafts van documenten zijn verleden tijd, net zoals klassieke telefonie trouwens. We gebruiken meer en meer Skype for Business. In ons Brussels kantoor zijn vaste toestellen bijvoorbeeld niet meer te bespeuren.”
Een flexibele partner die kosten bespaart
Na een korte marktstudie besloot Spadel met Xylos in zee te gaan. Het waterbedrijf was snel overtuigd van Xylos’ professionele aanpak, concrete voorbeelden en OASE. “We werkten al eens met Xylos en ook deze keer konden ze ons overtuigen. In onze meetings toonden ze met live demo’s hoe ze het bij andere klanten hadden aangepakt en dat maakte het voor ons tastbaar. Het resultaat is een communicatie- en opleidingsplan waarmee we kosten besparen. Dankzij OASE volstond een korte demo, voor al de rest is er het leerplatform en de ambassadeurs. Zo hielden we de collega’s niet te lang weg van hun bureau. Bovendien zag Xylos er geen graten in om onze nachtploegen tijdens hun shift op te leiden. Hun flexibiliteit zorgde dat wij die medewerkers overdag niet moesten optrommelen. De samenwerking heeft absoluut ons goede gevoel bevestigd. De feedback van onze medewerkers is erg positief, ze gebruiken ook werkelijk de nieuwe tools”, meent Bart Tuyls.
“Je kunt niet meteen met alle Office 365-toepassingen van start. We zullen daarin groeien en OASE helpt ons daarbij.”
Bart Tuyls, HR Director
