De Foreign Trade Association (FTA) vertegenwoordigt wereldwijd zo’n 1.900 retailers, invoerders en merken. De organisatie promoot de meerwaarde van internationale handel en van duurzame toeleveringsketens, aan de hand van opleidingen, workshops en monitoringprocessen. Voor de organisatie daarvan werkte FTA tot voor kort met een boekingssite die het zelf onderhield. FTA zocht een meer robuuste oplossing en samen met Neo Learning ontwierp het een nieuw e-learningplatform. Via dat systeem kan FTA ook communiceren met de leden en hun zakenpartners, en informatie met hen delen.

Totara springt goed om met complexiteit en schaalbaarheid

Met de gekozen software moest FTA eenvoudig de capaciteit kunnen optrekken. Ook moest de toepassing makkelijk omspringen met de complexiteit van het opleidingenproces. “We hebben ongeveer 1.900 leden”, verklaart Katarzyna Dobrogosz, Capacity Building Officer bij de FTA. “Maar hun filialen moeten ook de cursussen volgen en geïnformeerd zijn over gedragsregels en duurzame toeleveringsketens. We bereiken zo bijna 41.000 fabrieken dus we moeten een enorm aantal mensen opleiden. We hadden nood aan een platform dat meer op maat was van ons doelpubliek en onze groei.”

Een andere uitdaging was het complexe proces van de organisatie van opleidingen. Een fabriek kan immers worden gelinkt aan verschillende leden. De FTA moet erop toezien dat een fabriek maar één keer gecontacteerd en dubbel werk dus vermeden wordt (voor een betere effectiviteit en efficiëntie). FTA-leden hebben een duidelijk overzicht nodig van de programma’s die hun producenten hebben opgestart of afgerond.

“Ook de variabiliteit van onze opleidingen is een uitdaging: er zijn verschillende talen, verschillende landen, verschillende kennis- en maturiteitsniveaus van de deelnemers, enzovoort. Ten slotte moeten we ook de impact kunnen meten van onze opleidingen en van de evolutie die onze deelnemers maken in het leerproces”, voegt Katarzyna Dobrogosz toe.

Leerplatform op maat

“We zochten eigenlijk vooral een platform dat e-learning ondersteunt en het aanmelden en inschrijven voor onze workshops zou vereenvoudigen,” zegt Andrew Martin, Senior Manager Monitoring and Continuous Improvement bij de FTA.  “Met ons nieuw Totara-systeem kregen we echter veel meer dan dat. Het biedt ook ruimte voor al onze capacity building-activiteiten.”

Het nieuwe platform kreeg de naam FTA Academy. De FTA maakt gebruik van alle mogelijke functies: workshops, webinars, webcasts, informatieve video’s over het gebruik van het systeem, quizjes en het delen van documenten. Aan het eind van elke cursus kan de FTA een certificaat uitreiken waarmee het bekrachtigt dat de deelnemers het opleidingstraject hebben afgerond. Leden kunnen ook via het systeem in contact treden met de FTA. Deelnemers kunnen bijvoorbeeld feedback geven op het cursusmateriaal en de lesgevers.

Continue verbetering

“Neo beperkte zich niet tot een loutere softwareinstallatie. Ze begrepen ook het zakelijke proces die de oplossing moest ondersteunen,” zegt Andrew Martin. “We apprecieerden het dat ze de tijd namen om onze echte noden te begrijpen, die te analyseren en bijkomende vragen te stellen. Ze kwamen geen bestaande oplossing verkopen maar leverden een oplossing die inspeelt op onze kernbehoeften. Neo begreep het belang van een gebruiksvriendelijk platform voor onze talrijke leden. Elk lid moet het systeem efficiënt kunnen gebruiken.”

Inmiddels hebben FTA en Neo drie extra modules aan de software toegevoegd. “We hebben nu een auditprogramma waarmee auditors een bepaalde kwalificatie kunnen behalen. Een andere module behandelt de optimalisatie van chemische processen, een belangrijk aandachtspunt in globale toeleveringsketens. En ten slotte hebben we een vernieuwende e-learningaanpak voor leden in Europa”, besluit Andrew Martin. “Het is fantastisch om alles geconcretiseerd te zien en het programma van FTA aan te vullen. We blijven ons Totara-platform verbeteren met Neo.”