Flying Doctors geven Eerste Hulp Bij Office 365 aan medewerkers Engie-GEM
“94% van de medewerkers vindt de kwaliteit van Xylos’ hulp en coaching goed tot zeer goed.”
Nadat Engie – Global Energy Management nieuwe Office 365-toepassingen zoals SharePoint, Yammer en Skype for Business introduceerde, vuurden medewerkers meteen heel wat praktische vragen af op de technische dienst. Om hen snel en efficiënt te helpen, zette het energiebedrijf de flying doctors in van Xylos. Die geven Eerste Hulp Bij Office 365 en begeleiden de medewerkers zodat ze optimaal gebruikmaken van Microsoft Office. De Flying Doctors maken deel uit van Engie-GEM’s gefaseerde plan om de productiviteit te verhogen en ook de klant centraler te zetten.
Vliegende Coach
Drie flying doctors van Xylos wisselen elkaar wekelijks af tussen de twee kantoren van Engie – Global Energy Management in Parijs en Brussel. Vooral de afdelingen die intensief met IT-toepassingen werken, maken gebruik van hun diensten: HR, financiën, de juridische dienst en de helpdesk.
Elke flying doctor heeft zijn eigen expertise. Zo is één van hen gespecialiseerd in SharePoint, iemand anders in de klassieke Office-kantoorsoftware. “Belangrijk is dat ze zelf niet ingrijpen bij IT-vragen. Ze begeleiden medewerkers zodat zij zelf leren om goed met de tools te werken”, legt Stefan Stas, Manager Service Delivery Management, uit.
“Het zorgt voor een positieve vibe in onze kantoren. We zijn het soms zodanig gewoon om Word en Outlook te gebruiken, maar hebben amper notie van nieuwe functies en handigheden. De flying doctor licht ze toe en brengt zo nieuwe competenties binnen in onze organisatie.”
Power hour op vrijdag
Engie-GEM ging van start met een pilootproject van twee maanden in één Office-gulzige afdeling. Het organiseerde individuele sessies met de flying doctors, om prangende vragen te beantwoorden en om te observeren hoe medewerkers bepaalde tools gebruikten.
“Nadien kwamen er ook groepssessies. Voor Power Pivot bijvoorbeeld deden we dat zelfs wekelijks. Daar bleek iedereen nood aan te hebben”, zegt Stefan Stas. Die groepssessies zijn er vandaag nog altijd, en elke vrijdag organiseert Engie-GEM een Power Hour-sessie: trainingen over onderwerpen als ‘Outlook: hoe houd ik de controle over mijn inbox’. De informatie bundelt het team dan achteraf op Yammer, zodat iedereen er toegang toe heeft.
Verder verspreiden in andere afdelingen
Na de pilootfase werd het project snel uitgebreid naar andere afdelingen. “Dat was puur een kwestie van mond-aan-mondreclame tussen de verschillende afdelingen en één man die bij ons veel vertrouwen creëerde: Pierre Jassin van Xylos”, zegt Stas.
Om de uitbreiding naar de andere afdelingen in goede banen te leiden, stelde Engie-GEM een team van key users samen. Daarin vinden we verschillende specialisten in domeinen zoals Excel. Zij fungeren als een tussenpersoon voor de Flying Doctor. Die groep zal Engie-GEM ook behouden als een soort expertisecel.
3
flying doctors van Xylos zijn beurtelings aanwezig bij Engie-GEM
98
van de vragen konden de Flying Doctors oplossen.
1800
medewerkers van Engie-GEM maken op termijn gebruik van de flying doctors
Tevreden medewerkers
“De flying doctors hebben ons echt een boost gegeven”, vertelt Stas. “De IT-afdeling had niet altijd een positief imago, maar dit project betekende een keerpunt. Het nieuwe systeem van Xylos is daar de belangrijkste factor in. De druk op de IT-afdeling is gevoelig afgenomen en de tevredenheid van de collega’s groot. Ze kunnen constant bijleren met ervaren coaches.”
Een medewerkerstevredenheidsenquête bewijst het positieve gevoel met overduidelijke resultaten. De flying doctors konden 98% van de problemen en vragen oplossen en 94% van de medewerkers vindt de kwaliteit van hun hulp en coaching goed tot zeer goed.
Coach tot expert
In zijn zoektocht naar integratiepartners voor Office, vond Stefan Stas hoofdzakelijk technische profielen op de markt. Hij voelde echter dat hij ook moest inzetten op leren en coaching. Vooral de manier waarop de coaches werken vindt hij belangrijk.
Stefan Stas: “De flying doctors zorgen voor een kennisoverdracht zodat de medewerkers zelf experts worden. Het heeft me positief verrast hoeveel werkenergie die coaching geeft. We horen dat andere grote business units binnen Engie ook nieuwsgierig worden. Op termijn kunnen we dus verder uitbreiden en best practices delen met satellietkantoren.“
“De flying doctors zorgen voor een kennisoverdracht zodat de medewerkers zelf experts worden. Het heeft me positief verrast hoeveel werkenergie die coaching geeft.”
Stefan Stas Service Delivery Management bij Engie – Global Energy Management
