Fluxys kiest voluit voor Digital Adoption door stevige integratie van de Digital Coach Service
“Sinds de samenwerking met de Digital Coaches zien we het gebruik van Microsoft Teams exponentieel stijgen”
Het Digital Workplace-project bij Fluxys heeft grotere ambities dan enkel Office 365 uitrollen. Digital Workplace Manager Jérôme Van Der Meerschen wil de organisatie klaarstomen voor een nieuwe manier van werken met nieuwe tools in Office 365. “Om onze investeringen in hard- en software te laten renderen focussen we ook op het verwerven van kennis en vaardigheden door de eindgebruiker”.
In klassieke opleidingen sukkelen mensen vaak met de vertaling van de cursusinhoud naar de eigen werkplek. De Digital Coach Service van Xylos biedt hier een antwoord op. De coach luistert naar jouw verhaal en helpt je verder met jouw concrete vragen. Het rendement van de Digital Coach Service ligt met quasi 100% dan ook een pak hoger dan dat van een klassieke opleiding. “Niet dat we de klassieke opleidingen geschrapt hebben hoor”, oppert Jérôme, “maar onze coaches kunnen nu gericht advies geven over welke opleidingen uit ons aanbod interessant zouden kunnen zijn voor een specifieke eindgebruiker.” Een persoonlijke diagnose van je noden en hulp bij de vertaling naar de praktijk achteraf stuwen dus ook de efficiëntie van de klassieke opleidingen de hoogte in.
De Digital Coach Service is een succesformule bij Fluxys
De drempel naar de coaches was erg laag dankzij een informatiecampagne. “Ondertussen hebben onze werknemers de weg naar de Digital Coaches goed gevonden”, vertrouwt Jérôme ons toe. Dagelijks sturen de medewerkers tientallen mails of chatberichtjes naar de Digital Coaches. Of ze komen bij hen langs met vragen over klassiekers zoals Word, Excel en PowerPoint. “Maar de meeste vragen gaan nu over Teams, SharePoint of OneDrive. Niet alleen op onze maatschappelijke zetel doet men beroep op het team, ook werknemers in andere vestigingen in België en zelfs Duitsland, Zwitserland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk contacteren de coaches regelmatig.”
Maar de Digital Coach Service omvat meer dan ad-hoc assistentie. De coaches organiseren wekelijks Inspire Sessions in het Frans, Nederlands en Engels. In deze korte sessies enthousiasmeren ze hun publiek en tonen de deelnemers nieuwe technieken en tools in Office 365. Zo ontdekken de werknemers van Fluxys bijvoorbeeld hoe je samenwerkt in bestanden op SharePoint, hoe je je inbox onder controle houdt, zien ze hoe je in Excel data ophaalt en transformeert met Power Query en zien ze de laatste functionaliteit in de mobiele applicaties. We merken vaak dat de deelnemers aan deze sessies teren op hun oude werkgewoonten. Ze weten niet dat ze met nieuwe technieken veel tijd kunnen besparen. In de Inspire Sessions proberen de coaches het publiek die spiegel voor te houden en hen te tonen hoe het anders kan. “Och! Had ik dat drie jaar eerder geweten”, is dan ook een opmerking die de coaches vaak horen. Na een Inspire Session nemen de geïnteresseerden contact op met het team om deze technieken in een een-op-een sessie te integreren in hun bestanden en hun manier van werken.
6
Digital coaches
4
jaar loopt het project al
Steeds meer medewerkers zoeken de Digital Coaches op voor advies. Vaak zoeken ze een alternatief voor overvolle mailboxen of willen ze data makkelijker delen en gebruiken op verschillende toestellen. De Digital Coaches zoeken dan een oplossing op maat en verbinden de technische teams met de eindgebruiker. Office 365 biedt de applicaties voor een efficiëntere manier van communiceren en samenwerken. De Digital Coach Service zorgt er voor dat de mensen de juiste tools selecteren en de werking ervan onder de knie krijgen. “We zien bijvoorbeeld een grote toename in het gebruik van Teams voor communicatie en collaboratie”, aldus Jérôme.
“Ik heb toegang tot de rapporteringstools van het team en ben goed op de hoogte van hun activiteiten”, getuigt Jérôme. “De statistieken zijn bijvoorbeeld handig om te weten over welke applicaties men vragen stelt of welke Inspire Sessions onze werknemers interesseren.”
“Ook het videoplatform OASE is een krachtige tool voor onze User Adoption.” De medewerkers van Fluxys vinden er in korte, heldere video’s in hun eigen taal oplossingen voor hun vragen.
COVID-19 zorgde voor een stroomversnelling
“Wanneer het grootste deel van onze werknemers thuis werkte, steeg de vraag naar collaboration tools en dus ook het aantal oproepen naar de Digital Coach spectaculair.” We contacteerden alle medewerkers persoonlijk en indien nodig boden we hulp en advies aan bij het afstandswerken. Training in de vorm van webinars en op maat gemaakte video’s die werden aangeboden op OASE zorgden ervoor dat iedereen de nieuwe manier van werken onder de knie kreeg. “Bij de gedeeltelijke terugkeer naar kantoor zorgden de coaches er ook voor dat nieuwe infrastructuur in de meeting rooms zoals onze nieuwe Surface Hubs bij iedereen bekend geraakten.”
