Security awareness in Microsoft 365 start bij de gebruiker
Waar vroeger opgeleide IT’ers verantwoordelijk waren voor de bedrijfsdata, heeft ‘de cloud’ ervoor gezorgd dat vandaag de eindgebruikers zelf voor een groot stuk verantwoordelijk zijn geworden voor hun data. Het zou echter niet de eerste keer zijn dat een document gedeeld wordt met heel het bedrijf terwijl enkel de CEO daar toegang toe zou moeten hebben.
Het is dus een must dat medewerkers goed geïnformeerd worden over het bewaren en delen van documenten via cloudapplicaties zoals OneDrive, Teams of SharePoint.
Bestanden in ‘De Cloud’ plaatsen heeft zo zijn voordelen: overal bereikbaar, goedkoper, veiliger en duurzamer! In plaats van een bestand naar 10 personen te mailen, kan je nu één bestand delen waar 10 personen in kunnen werken. Sterker nog: tegelijkertijd in kunnen werken!
Maar weet je op den duur nog goed welke documenten je met wie hebt gedeeld?
Delen van bestanden via OneDrive
Laat ons even inzoomen op het delen van bestanden via OneDrive. Hoe kan je zien met wie je wat hebt gedeeld? Dat zie je als volgt:
Ga naar www.office.com en log in met uw e-mail adres, klik links op het icoontje van OneDrive (te herkennen aan het blauwe wolkje).
Je ziet nu alle bestanden die op OneDrive staan. Standaard staan alle bestanden als “private” aangeduid. Enkel jij kan ze dan zien en openen.
OneDrive biedt echter de mogelijkheid om bestanden ook te delen. Je zal dan in de kolom “Shared” zien staan in plaats van “Private”. Dit is alvast één manier om te zien of je bestanden al dan niet gedeeld zijn.
Een tweede handige manier om te zien wat je allemaal hebt gedeeld, of andersom, wat er met jou gedeeld is kan je zien door links in de menu-lijst op “Shared” te klikken.
Bovenaan krijg je dan 2 tabjes te zien “Shared with you” en “Shared by you”.
Hier hebben we dus een handig overzicht:
- “Shared with you” : Welke bestanden zijn er gedeeld met jou
- “Shared by you” : Welke bestanden heb jij gedeeld met anderen
Door op de 3 puntjes te klikken achter een bestand, kan je “manage access” selecteren om te zien met wie je het bestand hebt gedeeld.
Je ziet rechts een scherm verschijnen waar je het detail ziet van je gedeelde document.
Via de optie “Stop sharing” kan je het volledige delen van het bestand stopzetten. Andere opties zijn dat je specifieke mensen kan verwijderen zodat ze niet meer aan het bestand kunnen.
Check dus regelmatig je OneDrive bestanden, het is een eerste stap naar security awareness !
Meer tips over het bewaren en delen van bestanden krijg je in onze Office 365 opleidingen (en meer specifiek in onze opleidingen rond Teams, OneDrive, SharePoint). Voor meer info over onze aanpak kan je terecht bij saleslearning@xylos.com of via +32 2 264 13 20.
