Stel: je hebt een document gemaakt dat door 5 mensen moet worden goedgekeurd. De meesten zouden hiervoor via mail of via Teams aan de 5 geadresseerden vragen om hun akkoord te geven.
Als de laatste persoon echter pas antwoordt na 3 weken, heb je je bericht 3 weken lang in de gaten moeten houden, gekkenwerk dus.
Gelukkig heeft Microsoft hiervoor een nieuwe app gemaakt, genaamd Approvals!
Deze kan je toevoegen in je Teams apps, en eventueel pinnen, om al je goedkeuringen voortaan langs deze weg te laten verlopen! Eens geïnstalleerd kan je de app openen, en zie je meteen al je ontvangen én verzonden approval requests.
Wat zijn de voordelen? Ik hoef geen mails of Teams berichten meer in de gaten te houden, want van zodra ik een request verstuur krijgt iedereen een melding in Teams, en vanaf dat ze hebben gereageerd krijg ik ook een melding in Teams. Wat als ze niet reageren? Ook daar is een knop voor, namelijk ‘Follow up’, die zorgt ervoor dat iedereen nog eens een melding krijgt hiervan.
Tot slot, je kan ook approvals opstarten rechtstreeks in een kanaal en/of in een chat.
Kortom, weer een manier om je dagelijks werk weer een tikje efficiënter te maken!
Nog meer tips krijg je van de Xylos trainers dankzij onze opleidingen of Digital Coach trajecten!
