Microsoft Teams is een tool voor samenwerking, en een belangrijk aspect daarvan is vergaderen. Sinds corona kreeg het telewerken plots een enorme boost en daarmee ook het online deelnemen aan vergaderingen, volledig online, of in gemengde vorm: in de zogenaamde ‘hybrid meetings’ zijn sommige deelnemers lijfelijk aanwezig in de vergaderzaal, terwijl anderen actief deelnemen via Teams.
Om de online deelnemers actief te laten participeren zijn er onder meer Quick polls en een gedeelde whiteboard, ‘live reactions’ verschijnen op het gedeelde scherm tijdens presentaties, en verder is er ook de chat of een gemodereerde Q&A waarmee deelnemers discreet kunnen reageren of vragen stellen.
Enerzijds vergt dat van iedereen een inspanning om de vergadertool van Microsoft beter te leren kennen, en anderzijds verwachten we ook van Teams een gestroomlijnde, intuïtieve gebruikservaring. In dat opzicht lichten we graag enkele recente updates toe.
Een ruime keuze aan emoji’s in de meeting chat
Een emoji (of emoticon, smiley) toevoegen aan je chatbericht geeft de andere deelnemers informatie over je gevoelens bij de geschreven tekst. Het aantal emoji’s die nu beschikbaar zijn in de chat is gevoelig toegenomen.
Via ‘live reactions’ kan je ook een geanimeerde emoji laten verschijnen op het gedeelde scherm, om bv. virtueel te applaudisseren aan het einde van een uiteenzetting.
Reageren op post-its in Whiteboard
Een whiteboard delen in een Teams meeting is een leuke manier om ideeën samen te brengen. In de vernieuwde interface zijn er al ‘Reactions’ mogelijk, die je als een apart object op het canvas kan plaatsen. Maar als je een post-it liket en die post-it wordt verplaatst, dan gaat die ‘like’ niet automatisch mee. Daarom heeft Microsoft nu ‘contextual reactions’ voorzien, wat betekent dat je een like (of een bedenkelijk gezicht 🙂 kan weergeven als onderdeel van een post-it.
Een cijfer geeft aan hoeveel keer een like werd gegeven, en van wie deze kwam.
Aantekeningen maken op het gedeelde scherm
Als je je scherm deelt in een meeting, dan krijgt die voortaan Whiteboard functionaliteiten. Je kan deelnemers toelaten aantekeningen te maken op het scherm. Dat doe je m.b.v. het pen-icoontje in het balkje bovenaan.
Via de instellingen kan je dan bepalen of iedereen mag deelnemen en of de cursor van anderen al dan niet zichtbaar moet zijn (collaborative cursors).
Together mode voor iedereen
Wens je tijdens een vergadering alle deelnemers in een bepaalde omgeving (zoals een auditorium bijvoorbeeld) weer te geven, dan activeer je de ‘Together mode’. Voorwaarde is wel dat de camera van deelnemers ingeschakeld is, uiteraard. Welnu, voortaan is de ‘Together mode’ niet langer een persoonlijke instelling. Als organisator of presentator van een Teams meeting kan je die weergave instellen voor alle deelnemers. Deze update verbetert het interactieve aspect en gevoel van nabijheid tijdens online meetings.
Bewerk je video en pas filters toe
Van zodra je als presentator je camera ingeschakeld hebt, kan je nu kiezen hoe en waar je wordt getoond op het scherm dat je deelt, hetzij links of rechts ten opzichte van de inhoud. Dit geldt zowel voor de standout*, Reporter of Side by side-weergave. Je kan bovendien ook de grootte van je camerabeeld aanpassen.
*In het geval van PowerPoint Live heb je enkel de keuze tussen ‘Content only’ en ‘Standout’.
Daarnaast kan je ook een ‘Soft focus’ filter gebruiken (ook wel anti-rimpelfunctie genoemd :-)) en bij slechte belichting via ‘Adjust brightness’ ervoor zorgen dat je alsnog duidelijk in beeld komt.
Bewerk de opname van je meeting
Zijn er meerdere sprekers tijdens een online presentatie? Dan kan je nu je opname opsplitsen in ‘Chapters’ en zo kijkers in staat stellen snel naar een welbepaald onderdeel van de presentatie te navigeren. Die chapters moet je wel eerst activeren in je Video settings.
Je kan nu ook een eigen afbeelding toevoegen als thumbnail van een opname.
Tot slot, denk eraan dat meeting recordings slechts tijdelijk beschikbaar zijn. Indien je dat wenst, kan je die vervaldatum verlaten, of helemaal annuleren om je opname zonder beperking in tijd ter beschikking te stellen.
Wil je nog meer nuttige tips voor Teams? Volg dan zeker onze blog of schrijf in voor één van onze Teams opleidingen!
