Organisaties bevinden zich voortdurend in een groeiproces. Hoe kan de organisatie zichzelf verbeteren en beter positioneren op de markt? Vaak is nieuwe technologie zoals Microsoft 365 het antwoord op deze vraag. Echter, louter focussen op de technische kant van de verandering is niet genoeg! De menselijke kant van de verandering is even belangrijk! Gelukkig houden heel wat leidinggevenden rekening met het humane aspect in een veranderingstraject.
Maar dan volgt al snel de vraag: hoe kan je als leidinggevende zo’n veranderingstraject opstarten en blijven sturen?
10 tips die je als manager kan gebruiken als je organisatie van start gaat met Microsoft 365
1. “Mijn manager zegt dat we Teams gaan gebruiken omdat we hierdoor op een efficiënte manier kunnen werken. Maar dan hoor ik van de manager van Retail dat Teams louter geïmplementeerd wordt omdat wij nu eenmaal om de zoveel tijd moeten vernieuwen.”
Kom met één stem, één visie naar buiten. Zorg dat je met alle managers op éénzelfde lijn staat en breng een visie uit die door het hele bedrijf gedragen wordt, waarin iedereen zich kan vinden.
2. “Wij krijgen een nieuwe tool ‘Teams’, maar wat gebeurt er met Skype for Business? Met welke tool zullen we nu online meetings inplannen? ”
Zorg voor een realistische boodschap. Toon aan wat er verandert, maar ook wat hetzelfde blijft.
3. “Ik hoorde juist ‘in de gang’ dat we een nieuwe Microsoft tool krijgen. Heb jij daar al iets van gehoord?”
Erg belangrijk is de bron van wie de medewerkers de informatie verkrijgen. Grote veranderingen worden idealiter aangekondigd door de CEO (sponsor) van de organisatie. Hierdoor toont de CEO enorme betrokkenheid naar het project.
4. “Mijn manager gebruikt constant Planner en To do , maar wie gaat ons nu eens beter uitleggen wat dit doet?”
Grote veranderingen worden aangekondigd door de hogere leidinggevenden, maar daarna moet de directe leidinggevende de medewerkers ondersteunen. Dit kan hij/zij doen door transparant te zijn en met kennis van zaken te spreken. Geef zo jouw medewerkers een comfortabel gevoel.
5. “Ik heb totaal geen zin om mijn documenten op te slaan en te delen op SharePoint. Als mijn collega’s iets willen, dan moeten ze er maar naar vragen! Ik zal mijn documenten blijven opslaan op mijn harde schijf!”
Ga als directe leidinggevende op een correcte wijze om met emotionele reacties: wees geduldig, neem een luisterende houding aan, vraag door bij weerstand,… . Veranderen creëert onzekerheid en angst. Zorg dat je de medewerkers inspireert door na te gaan waar hun passies en bezorgdheden liggen. Kijk hoe je dit mee kan integreren in het verhaal en geef ze appreciatie.
6. “Goed dat we Microsoft 365 hebben, maar ik blijf mijn bestanden gewoon delen via Dropbox. Onze IT afdeling blokkeert het delen met externen via OneDrive maar niet via Dropbox.”
Let op voor de stille weerstand! Sommige medewerkers bieden geen weerstand, maar geven ook geen feedback en keren gewoon terug naar hun oude gewoontes. Speel kort op de bal. Check of iedereen dezelfde boodschap heeft begrepen! Mensen filteren de communicatie-instroom elk op een eigen manier, waardoor een boodschap anders kan overkomen of zelfs vergeten kan geraken.
7. “Het projectteam zit samen met andere organisaties die ook een migratie van Teams al hebben uitgevoerd. Hier bespreken zij wat werkt voor hen en wat struikelblokken zijn.”
Bespreek ‘best practices’ van organisaties die een veranderingstraject hebben doormaakt. Durf te erkennen wat de struikelblokken kunnen zijn. Wees eerlijk!
8. “Als het bedrijf wilt dat wij al deze nieuwe tools zoals Teams gaan gebruiken, dan moeten ze maar eens deftig de tijd nemen in onze weekly om dit project uit te leggen.”
Toon aan jouw medewerkers dat je tijd creëert voor hen. Kijk wat er leeft en waarmee ze worstelen tijdens het veranderingstraject. Praat niet over open communicatie als je zelf de deuren sluit.
9. “Wij moeten constant veranderen, maar beseffen onze leidinggevenden eigenlijk wel hoeveel tijd en investering we hier zelf moeten insteken?”
Geef erkenning aan jouw medewerkers! Dit kan je doen door in een volgende communicatie enkele positieve elementen te vermelden die je opgemerkt hebt tijdens het veranderingstraject of door appreciatie te tonen voor bepaalde medewerkers.
10. “Dat is weer typisch! In het begin van een groot project zien wij de CEO al deze mooie boodschappen verkondigen. Eenmaal we bezig zijn, zien we hem nooit meer. Hopelijk is het bij dit ‘Teams project’ anders”
Als je naar een wedstrijd gaat, dan kijk je die uit tot het einde. Dit is hetzelfde in een veranderingstraject. Managers zijn vaak actief aanwezig bij de opstart van het project, maar daarna verdwijnen ze. Het is echter heel belangrijk dat je als manager zichtbaar blijft tot zelfs na het einde van een project. Succes wordt immers gebaseerd op engagement, eigenaarschap en hoe je telkens jouw doelen als organisatie verlegt.
Een goed change traject uitbouwen vraagt tijd, kennis en een goede strategie. Onze ervaren experten staan klaar om je organisatie doorheen elk changetraject te loodsen. Wil je meer weten over onze aanpak?
