Beste bloglezer
Speciaal voor jou heb ik vijf Skype for business-tips op een rijtje gezet. In dit bericht vind je mijn tweede tip over vergaderverzoeken. De andere vier vind je hier:
- Skype for business tip 1: Stuur berichten via een snelkoppeling
- Skype for business tip 3: Deel je je scherm
- Skype for business tip 4: Niet storen, maar niet voor iedereen
- Skype for business tip 5: Meldingen voor statuswijzigingen
Dat Skype for business van Microsoft is en daardoor naadloos samenwerkt met andere Microsoft-tools, wist je wellicht al. Maar het inschakelen van Skype bij het verzenden van je vergaderverzoek en de voordelen ervan misschien nog niet. Mijn tweede Skype for Business-tip gaat daarop in.
In vele bedrijven is het al een vaste gewoonte om in Outlook meteen een Skype-vergadering aan het vergaderverzoek te hangen. Zelfs al is de fysieke aanwezigheid van iedereen op die vergadering vereist, kan het allicht geen kwaad om de Skype-info erbij te zetten.
Hoe stuur je een vergaderverzoek?
Ga in Outlook naar je agenda en klik op “Nieuwe Skype-vergadering”
Er opent een vergaderverzoek als vanouds, alleen zet het systeem er bijkomende info bij:
Let op! Het uiterlijk en de info kunnen afwijken van de screenshot, je IT-beheerder stelt dat namelijk in.
Maar volgende nodige info blijft er altijd in staan:
- Join Skype Meeting: de link naar de virtuele vergaderzaal. Je toegang tot de vergadering.
- Telefoonnummers: maak via een vaste lijn verbinding met de vergadering.
- Conference ID: dat heb je nodig wanneer je met een vaste lijn inbelt om in de juiste vergadering terecht te komen.
Tip: Vermeld duidelijk in je vergaderverzoek of fysieke aanwezigheid vereist is en zet altijd Skype-informatie in je vergaderverzoek. Als bijvoorbeeld iedereen verwacht wordt op een vergadering, maar er toch iemand vast zit in de file, dan is het nog altijd mogelijk om de vergadering te volgen.
