Power BI-gebruikers zijn vooral onder de indruk van de visuele mogelijkheden die al eens in zeer kleurrijke rapporten en dashboards kunnen resulteren. Maar voordat je enthousiast met al die visuals en kleuren aan de slag gaat, denk je best over een aantal zaken na.
Hoe verloopt de opstart van een Power BI-project?
De opbouw van een Power BI-rapport doorloopt doorgaans de volgende fases:
- De bedrijfsbehoeften begrijpen
- De dataset herwerken
- Data importeren, combineren en vormgeven
- De berekeningen ontwikkelen
- Rapporten en dashboards creëren
- De resultaten testen, valideren en aan het bedrijfspubliek presenteren
Als je die stappen ziet, lijkt het een eerder technisch proces. Het is natuurlijk nog altijd een BI-project. Het succes van het project hangt echter hard van de eerste en van de laatste stap af: de bedrijfsbehoeften begrijpen en de resultaten presenteren. Het bedrijf is je klant (zelfs als het een intern project is). Zij zullen je bekwaamheid in hun netwerk promoten. Zij zullen beslissen over het succes van je project(en). En ze zijn gewoonlijk eerder niet in de technische aspecten van je rapporten geïnteresseerd. De aandachtspunten voor gebruikers zijn: accuraatheid, de juiste inzichten en storytelling.
Accuraatheid
Al het harde werk dat je levert om de exacte data te krijgen is natuurlijk belangrijk. Maar testen en valideren zijn hoofdzaak. Die fases gebeuren gewoonlijk op het einde van het project – en al eens onder tijdsdruk – maar zijn hoe dan ook van groot belang.
Inzichten
BI-rapporten helpen je om je business te optimaliseren, ze zijn niet bedoeld om je technische expertise te tonen. Je stelt je dus best altijd de vraag: heb ik de bedrijfsbehoeften volledig begrepen?
Wie zal het rapport gebruiken? Hoe zal het rapport gebruikt worden? Welke conclusies willen ze trekken? Het is belangrijk om een antwoord op die vragen te hebben voor je je rapporten opstelt.
Storytelling
In het algemeen zijn rapporten informatief. Ze informeren je over de staat van je business. Hoe?
Ze gidsen je doorheen het analytische proces. Zoals eerder vermeld is het belangrijk om te begrijpen hoe een rapport gebruikt zal worden om de eindgebruiker door de verschillende doorslaggevende stappen te loodsen.
In deze fase komt storytelling erbij kijken. Storytelling creëert een natuurlijke flow van reflectie, analyse en deductie. Je rapporten zouden dit proces naadloos moeten leiden. Zet de aspecten die er echt toe doen in de kijker en vermijd een overdreven lay-out. Het leidt de eindgebruiker alleen maar van zijn hoofddoel goal af: analyse en besluiten nemen.
Suggestie: kijk naar het jaarlijkse rapport van je bedrijf. Hoewel bedrijven veel data zouden kunnen delen, zetten ze enkel de belangrijkste zaken in de verf, en dat doen ze met een minimalistische lay-out en opmaak.
Een vlot rapport creëren wordt vaak onderschat. Leer meer over de visuele aspecten en de interactiemogelijkheden van Power BI tijdens onze Power BI-opleidingen. Zit je vast bij je rapportering? Dan staan onze Power BI-consultants paraat.
