Hoe hard we met ons marketingteam ook ons best doen om het te vermijden, er komen altijd wel enkele dubbele contacten naar boven bij iedere adreslijst die ik trek in CRM in functie van een komende mailing of e-mailing. Daarnaast doen we ook regelmatig acties met andere partners en krijgen we dus verschillende databases aangeleverd die we moeten omvormen tot één finale database met unieke contacten. Hoe gaan we hier nu mee om? Vele jaren geleden, aan het begin van mijn ‘carrière’, vloekte ik regelmatig op de beperkingen die Excel heeft om dubbels te detecteren. Want Excel kent enkel dubbels als de namen ook effectief volledig overeenkomen, échte dubbels dus. Maar wat met andere schrijfwijzen? Piet Janssen van GSK en Piet Janssen van GlaxoSmithKline zijn voor Excel immers verschillende namen en blijven dus in je lijst zitten. Gelukkig hebben we een aantal specialisten bij Xylos bij wie onze klanten (maar ik dus ook J) terecht kunnen als ze een oplossing zoeken voor dergelijke situaties.
Leve Microsoft Office!
De Xylos training consultants zijn niet alleen bedreven in het geven van Office opleidingen, ze hebben ook de kennis om door middel van extra programmatie (via VBA/Visual Basic for applications) meer te halen uit Office. Daarvan is de ‘ontdubbelingstool’ die ze voor mij ontwikkeld hebben in Access een mooi voorbeeld.
De tool is zo ontwikkeld dat het zeer intuïtief is voor eindgebruikers zoals ik die geen Access kennis hebben. De tool vraagt mij om de adreslijst, zoals ik die heb geëxporteerd uit CRM, op te laden. Zodra dat gebeurd is, lopen er op de achtergrond enkele processen. Eerst worden alle exacte dubbels verwijderd. Daarna wordt het bestand geüniformeerd waar mogelijk: N.V. wordt NV, alle spaties die teveel staan worden verwijderd, en zo meer. De nieuwe dubbels die dan boven komen worden vervolgens ook uit de lijst gehaald. Dat zijn de gemakkelijkste stappen, die ook volledig geautomatiseerd zijn. Daarna worden de mogelijke dubbels gezocht, op basis van de voor- en achternaam van de persoon. Deze eventuele dubbele contacten worden visueel weergegeven in een mooi overzicht. Dan volgt de laatste stap en dat is een manuele stap: ik overloop al deze contacten en vink aan welk contact effectief een dubbel is van een ander contact. Op basis van de andere velden (zoals de naam en adres van het bijhorende bedrijf) die ook getoond worden, is dat een redelijk gemakkelijke oefening. Die contacten worden dan alsnog verwijderd. Het finale resultaat exporteer ik terug naar Excel, klaar om naar de drukker te sturen.
Dit tooltje werkt super! De laatste stap en dus het manuele werk kan je nooit vermijden, want er is geen enkele applicatie die kan doen wat het menselijk brein kan, namelijk onlogische redeneringen volgen, zoals typo’s of slordige ingave van gegevens. Kortom, er bestaat geen supertool maar deze oplossing helpt je al enorm om je adreslijst op te kuisen!
Voor marketingmedewerkers zijn dergelijke kleine tools een grote hulp om efficiënt te werken. Zo kan je ook een knop laten toevoegen in Excel om repetitieve handelingen in lijsten voor jou automatisch te laten uitvoeren door Excel. Dit werd reeds besproken in een vorige blogpost. En zo zijn de mogelijkheden legio: het toevoegen van een knop in Word of PowerPoint om een corporate template te openen, een invulformuliertje om gegevens te verzamelen op een beurs, en nog zoveel meer. Ik weet dat ik in een luxepositie zit omdat ik voor dergelijke applicaties een beroep kan doen op mijn collega’s, maar zo’n tooltjes zijn echt op korte termijn te realiseren en leveren je onmiddellijk tijdswinst. Ik kan het dus alleen maar aanraden in tijden van kostenefficiëntie.
Katrien Vanherck is marketing manager bij Xylos.
Voor meer info, contacteer ons via xylos@xylos.com
