Microsoft Office 365 Planner, een veelbesproken onderwerp. Om het bos weer wat door de bomen te zien som ik hier enkele handige wist-je-datjes op. Je bent er zo (terug) mee weg!
1. ‘Copy plan’ en ‘Copy task’
Copy plan: Je hoeft taken niet elke keer opnieuw in te geven! Je kan namelijk heel eenvoudig je perfecte plan met alle taken kopiëren naar een nieuw of een ander plan. Nu is de vraag natuurlijk hoe je dit precies doet. Hieronder het stappenplan:
- Zoek het plan dat je graag wil kopiëren.
- Klik In dat plan klik je rechts vanboven op de 3 puntjes. Vervolgens klik je op ‘Copy plan’.
- In het venstertje staat er standaard ‘Copy of …’ Je kan deze naam aanpassen, alsook de privacy-instellingen, classificatie settings en omschrijving (je kiest dan voor ‘opties’).
- Selecteer ‘Copy plan’ zodat al je aanpassingen worden bewaard.
Vergeet niet de leden terug toe te voegen!
Copy task: via deze knop kan je gemakkelijk een taak kopiëren binnen het huidige of een nieuw plan. Als je dezelfde taken toewijst aan verschillende personen of wilt gebruiken in verschillende plannen, hoef je ze zeker niet elke keer opnieuw in te geven. Dit gaat als volgt:
- Selecteer de taak die je graag wil kopiëren.
- Klik rechtsboven op de drie puntjes en selecteer ‘Copy task’
- In het venster dat zich opent kies je dan uit een dropdown-menu bij welk plan je deze taak wil toevoegen.
- Klik op ‘copy’ zodat al je aanpassingen worden opgeslagen.
2. Plan exporteren naar Excel
Heb je enorm veel taken hebt gepland en wil je analyseren via Excel? Geen probleem! Je kan je plan in een handomdraai exporteren. Hierdoor opent zich een waaier aan mogelijkheden zoals sorteren, filteren, melden of delen met mensen die geen lid zijn van het plan. De handige Excelfunctionaliteiten geven je ook net dat beetje meer ruimte om wat te spelen met al je gegevens. Je hebt maar twee stappen nodig om aan de slag te gaan:
- In het plan klik je rechts vanboven op de 3 puntjes en kies je voor ‘Export plan to Excel’.
- Je kan dan kiezen tussen openen of opslaan.
En voila!
3. Automatiseren met Power Automate
Wil je graag automatisch weten wanneer Planner-taken te laat, voltooid of toegewezen zijn en dit dus niet steeds opnieuw zelf te moeten nakijken? Dan automatiseer je dit met Power Automate!
Met het juiste abonnement en de juiste toegang, haal je het onderste uit de Planner-kan.
Enkele voorbeelden van Power Automate templates die je daarvoor kunt gebruiken:
- een bericht ontvangen wanneer een taak te laat is.
- een e-mailsamenvatting met alle uitstaande Planner-taken verzenden
- berichten in Microsoft Teams plaatsen wanneer een nieuwe taak is gemaakt in Planner
- een push-bericht ontvangen wanneer je een taak toegewezen krijgt
Via deze weg vind je de Power Automate Templates:
- Log in op je Office 365 account
- Open de app Power Automate
- Klik links op Templates / Sjablonen
- Typ bovenaan in het zoekveld ‘Planner’
4. Planner-taken in Outlook
Je hoeft zeker niet telkens terug te keren naar je Planner-weergave om te weten welke taken op je to-dolijstje staan. Je voegt heel simpel je Planner-agenda en je Outlook-agenda samen. Hoe doe je dit?
- Zoek het plan dat je graag wil importeren.
- Klik rechts vanboven op de drie puntjes.
- Selecteer ‘Add plan to Outlook Calendar’.
- Ga vervolgens naar je Outlook kalender en voeg de nieuwe kalender toe via ‘Add Calendar’
Klaar is kees!
