Wist je het al? Sheetviews bestaan al een tijdje in de online versie van Excel maar recent werden ze ook toegevoegd aan de bureaubladapp van Excel.
We werken steeds vaker samen aan documenten. Dat betekent meer en meer dat we ook tegelijkertijd documenten openen en bewerken. Sheetviews laat verschillende gebruikers toe om op het zelfde moment hun persoonlijke filtering en sortering te gebruiken. En ja, zonder dat de andere collega’s hierdoor gestoord worden.
Het gaat in feite om specifieke ‘views’. Om die te gebruiken, moet het bestand in kwestie op Onedrive of SharePoint zijn opgeslagen.
Naar hartenlust sorteren en filteren
Stel dat je samen met een collega een Excel bestand met een tabel hebt geopend. In dat geval zie je voortdurend in welke cel je collega aan het werken is. Hieronder zie je in het voorbeeld dat de gebruiker BC de cel B98 aan het bekijken/bewerken is.
Maar misschien wil jij wel de tabel sorteren of filteren? Zonder je collega te storen natuurlijk. Dat kan. Jouw filtering hoeft niet zichtbaar te zijn voor hem of haar.
Wanneer je de filter- of sorteerfunctie gebruikt, krijg je automatisch onderstaand pop-up dialoogvenster. Momenteel is dat nog enkel het geval in de online-versie van Excel maar zeer binnenkort dus ook in de bureaublad-app.
Focus op het jouwe
Je krijgt dus de vraag of je even afzonderlijk wil werken. Indien je kiest voor ‘See just mine’, maak je een tijdelijke view waarin jij alleen aan het werk bent. Dat merk je duidelijk bij de kolomletters en de rijcijfers. Die staan nu in het zwart. Excel maakt een tijdelijke sheetview aan. Je ziet het ook in het lint, onder ‘View’.
De sorteringen en filteringen zijn niet zichtbaar voor de collega. Andere wijzigingen zijn dat wel. Heb je deze tijdelijke weergave later nog nodig? Gebruik dan de ‘Keep’-knop.
Deel je eigen ‘view’ met collega’s
Bied jouw sortering een belangrijk inzicht in de gegevens? De moeite waard om te delen met je collega’s? Dan benoem je de view en schakelen andere medewerkers makkelijk naar deze view, met jouw sortering kunnen.
Heb je de view even niet meer nodig? Dan gebruik Je de ‘Exit’-functie. En via ‘Options’ hernoem of verwijder je definitief je view.
Handig, toch? Onze Excel-opleidingen zitten boordevol tips als deze. Bekijk hier ons aanbod en schrijf je snel in.
Meer info? Stuur dan een mailtje naar ictlearning@xylos.com
