Tout utilisateur Excel connaît bien la situation où vous avez plusieurs tableaux dont vous aimeriez utiliser des données. La plupart des utilisateurs Excel pensent qu’un PivotTable ou tableau croisé dynamique est toujours basé sur un seul tableau. Cependant, il est assez facile dans Excel de créer un PivotTable avec des données provenant de plusieurs tableaux. Dans ce billet, je décris les différentes étapes nécessaires.
Un PivotTable basé sur deux tableaux : un exemple pratique
De toute façon, vous avez toujours besoin d’au moins deux tableaux. Dans cet exemple, nous nous basons aussi sur deux tableaux :
- Clients (avec le nom, le prénom, le sexe et le code postal) (Il y a 82 clients)
- Communes (avec le nom de la commune et le code postal) (Je l’ai téléchargé sur le site de La Poste : http://www.bpost.be/site/fr/envoyer/adressage/rechercher-un-code-postal
Nous aimerions connaître le nombre d’habitants de chaque sexe par commune.
Normalement, la plupart des gens ajouteraient une colonne supplémentaire ‘Commune’ au tableau avec les clients, pour ensuite rechercher les données avec une fonction VLOOKUP dans l’autre tableau. Au début, vous pouvez penser que cela ne demande pas beaucoup de travail, mais supposez que vous ne voulez pas ajouter 1 colonne au tableau de clients, mais 10 colonnes avec chaque fois un VLOOKUP. Cela prend non seulement beaucoup de temps, mais nuit également aux performances de votre Excel.
Et dans notre exemple, vous ne pouvez pas utiliser une fonction VLOOKUP n’importe comment. En effet, Excel cherchera toujours dans la 1ère colonne du tableau avec les communes. Dans notre exemple, la première colonne contient les communes au lieu des codes postaux. Vous devriez donc également déplacer toutes ces colonnes.
Il est possible de faire beaucoup plus simple :
- Cliquez dans le tableau des codes postaux.
- Créez un PivotTable via Insert – PivotTable.
- Dans la fenêtre pop-up, cochez l’option Add this data to the Data Model, puis cliquez sur OK.
- Dans le PivotTable, nous glissons le champ Code dans les Rows.
- À droite, il y a la PivotTable Field list. Pour le moment, seul le tableau utilisé dans le PivotTable (Communes) s’affiche, mais l’option All en haut permet d’afficher tous les tableaux dans le classeur. Cliquez sur All et glissez le champ Nom du tableau Clients dans les Values.
- ous voyez comme résultat le même nombre de personnes pour chaque commune. C’est normal, car Excel ne sait pas comment lier le tableau avec les clients au tableau avec les codes postaux. Ce que vous pouvez également déduire du message d’erreur dans la Fields List.
- Vous pouvez essayer de cliquer sur Auto-Detect … Dans certains cas, Excel trouvera automatiquement le lien (par exemple si les deux tableaux ont une colonne du même nom, ce qui n’est pas le cas dans notre exemple ; code postal dans clients et code dans communes). Le message suivant s’affiche. Fermez-le en cliquant sur Close.
-
Au lieu de cliquer sur Auto-Detect…, nous sélectionnons l’autre option : CREATE
…Cet écran est comparable à ce que vous faites dans la fonction VLOOKUP. Lisez la capture d’écran ci-dessus comme suit : « Dans le tableau Clients, recherchez la valeur de la colonne Code postal dans le champ Code du tableau Communes« . Comme vous pouvez choisir vous-même de quelles colonnes il s’agit, peu importe que le champ Code soit la première ou la deuxième colonne du tableau. Confirmez en cliquant sur OK.Le PivotTable est actualisé et vous obtenez le résultat souhaité.
- En glissant le champ Sexe du tableau Clientsdans la section Columns, nous obtenons le PivotTable que nous avions prévu initialement, sans utiliser de fonctions.
Ce qui est bien, c’est que vous ne devez pas vous limiter à deux tableaux. Tant que les relations sont correctes, vous pouvez utiliser plusieurs tableaux dans un seul et même PivotTable.
Power Pivot : la puissance derrière Excel
À titre d’information : vous avez la possibilité de créer un PivotTable basé sur plusieurs tableaux, car Excel développe un modèle de données en arrière-plan. Pour visualiser ce modèle de données, vous devez activer le complément Power Pivot. Il vous permet non seulement de créer un PivotTable basé sur plusieurs tableaux, mais aussi de définir des tris personnalisés, de remplacer des totaux, de faire des calculs qui ne sont pas possibles dans un PivotTable classique, de poursuivre un calcul avec le résultat d’un calcul PivotTable, etc. Power Pivot est très puissant, mais pas simple.
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