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La sensibilisation à la sécurité dans Microsoft 365 démarre chez l’utilisateur

Alors qu’auparavant le personnel informatique formé était responsable des données de l’entreprise, « le cloud » a fait en sorte que les utilisateurs finaux sont aujourd’hui eux-mêmes largement responsables de leurs données. Ce n’est pas la première fois qu’un document est partagé avec toute l’entreprise alors que seul le CEO devrait y avoir accès.

Il est donc primordial que les collaborateurs soient bien informés de la façon de sauvegarder et partager des documents via les applications cloud telles que OneDrive, Teams ou SharePoint.

Disposer de fichiers dans « le cloud » présente des avantages : solution disponible partout, moins onéreuse, plus sécurisée et durable ! Au lieu d’envoyer un fichier par e-mail à 10 personnes, il est désormais possible de partager un seul fichier sur lequel 10 personnes peuvent travailler. Et simultanément de surcroît !

Mais au fil du temps, parvenez-vous encore à identifier quels documents vous avez partagés avec qui ?

Partager des fichiers via OneDrive

Concentrons-nous sur le partage de fichiers via OneDrive. Comment pouvez-vous voir ce que vous avez partagé avec qui ? Voici comment faire :

Surfez sur www.office.com et connectez-vous avec votre adresse e-mail, cliquez à gauche sur l’icône OneDrive (reconnaissable au nuage bleu).

Vous voyez tous les fichiers se trouvant sur OneDrive. Par défaut, tous les fichiers sont répertoriés comme « privés ». Vous seul pouvez les voir et les ouvrir.

OneDrive permet également de partager des fichiers. Dans la colonne, vous verrez « Shared » à la place de « Private ». Cette première méthode vous permet de savoir si vos fichiers sont partagés ou non.

Une deuxième manière pratique pour identifier ce que vous avez partagé, ou au contraire, ce qui a été partagé avec vous, est de cliquer à gauche dans la liste sur « Shared ».

En haut apparaissent deux petits onglets : « Shared with you » et « Shared by you ».

Nous obtenons un aperçu pratique :

  • Shared with you : Quels fichiers ont été partagés avecvous
  • Shared by you : Quels fichiers vous avez partagés avec autrui

En cliquant sur les 3 petits points à côté du fichier, vous pouvez sélectionner « manage access » pour voir avec qui vous avez partagé le fichier.

Un écran apparaît à droite détaillant le fichier que vous avez partagé.

Via l’option « Stop sharing » vous pouvez annuler le partage complet du fichier. D’autres options vous permettent de supprimer le partage avec des personnes spécifiques afin qu’elles n’aient plus accès au fichier.

Vérifiez donc régulièrement vos fichiers OneDrive. C’est une première étape en termes de sensibilisation à la sécurité !

De nombreux autres conseils sur la sauvegarde et le partage des fichiers vous seront donnés dans nos formationsOffice 365(et plus particulièrement nos formations Teams, OneDrive, SharePoint). Pour plus d’informations quant à notre approche, contactez-nous via saleslearning@xylos.com ou au +32 2 264 13 20.

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