De par mon rôle de Digital Coach chez Xylos, je travaille chez différents clients. Les jours en question sont planifiés par nos coordinateurs de planning par le biais de notre système de planification qui synchronise tout avec notre calendrier Outlook.
Cela fonctionne très bien mais je souhaitais pouvoir me faire une idée des ajouts réguliers au planning.
Notre collègue Kurt a imaginé une solution à la fois élégante et efficace : un flux Power Automate (également connu sous le nom de MS Flow (Flux MS)), que vous pouvez mettre en place en 15 minutes tout au plus et qui vous envoie un message Teams dès qu’un rendez-vous est ajouté à votre calendrier Outlook.
Voici un exemple de message Teams concernant un nouvel élément à l’agenda :
Votre agenda est également géré par vos collègues et vous disposez d’Office 365 sur votre ordinateur ? Dans ce cas, cette solution ne manquera pas de vous intéresser. Nous allons vous aider au cours des différentes étapes.
Surfez sur powerautomate.microsoft.com et connectez-vous.
Cliquez ensuite sur ‘Créer’ dans la barre latérale gauche et choisissez ‘Automated cloud flow’. Nous allons ajouter une automatisation à notre calendrier Outlook (dans le cloud).
Il est possible de le faire en utilisant les connecteurs Power Automate Nous en utiliserons deux, un pour Outlook (car je veux suivre mon calendrier) et un pour Teams (car je veux y recevoir un message).
Dans l’écran suivant, il est préférable de choisir un nom clair pour le titre et de rechercher le terme ‘When a new event’. Vous voyez alors le connecteur recherché, à savoir ‘When a new event is created’. Dès que vous cliquez sur ‘Créer’, vous accédez à la fenêtre d’édition où vous pouvez modifier et tester votre flux.
Pour activer notre connecteur Outlook, nous devons d’abord sélectionner le calendrier souhaité, et comme vous pouvez le voir, j’ai choisi ‘Agenda’.
Si vous avez fait de même, nous pouvons passer au connecteur suivant (Teams). Pour ce faire, cliquez sur ‘New step’ au bas de votre flux, recherchez ‘Post in chat’ et sélectionnez le connecteur ‘Post message in chat or channel’.
Enfin, nous devons configurer ce connecteur avant de pouvoir commencer les tests. Dans le champ ‘Poster en tant que’, choisissez ‘Flow bot’, dans ‘Post in’ pour ‘Chat with Flow bot’ et comme destinataire, choisissez-vous vous-même. Ceci afin de recevoir les messages de Power Automate sous la forme d’un message Teams qui nous est adressé.
La seule chose qui reste à faire maintenant est de formater le texte du message que nous voulons ultérieurement obtenir via le chat Teams. Sur ma capture d’écran, vous pouvez voir un exemple, mais le choix vous appartient bien entendu !
Voici encore quelques astuces :
- Les éléments bleus dans ‘*Message’ sont du contenu dynamique, ce qui signifie qu’ils proviennent de l’événement Outlook qui a été ajouté. L’élément violet est une formule, dans ce cas formatDateTime(triggerOutputs() ?[‘body/start’])pour afficher la date dans un format un brin plus agréable. Si vous copiez et collez le texte précédent dans le champ ‘Expression’, vous obtenez le résultat final.
Et voilà. Vous êtes prêt à faire le test ? Vous pouvez le faire en cliquant sur ‘Test’ dans le coin supérieur droit et en choisissant ‘Manuellement’. Si à présent vous ajoutez des éléments à votre calendrier, vous devriez commencer à recevoir des messages de Power Automate !
D’autres possibilités s’offrent encore à vous avec Power Automate
Grâce à l’utilisation de condition, vous pouvez même sélectionner uniquement les rendez-vous critiques, en fonction de l’expéditeur, de l’objet, du texte du message, etc.
Par le biais de ce billet, j’espère vous avoir donné une idée de ce que Power Automate est à même d’offrir. Et croyez-moi : nous avons à peine effleuré son potentiel !
Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités de Power Automate ? Ne manquez pas d’organiser une formation Power Automate pour vous-même et vos collègues !
