Vous en avez peut-être déjà fait l’expérience en tant que collaborateur au sein d’un département RH, marketing ou opérations : vous devez mettre en place des réunions Teams individuelles pour toute une série de collègues.
Ce serait tellement plus pratique de pouvoir commencer par créer un tableau Excel où figureraient les descriptions et d’élaborer ensuite automatiquement toutes ces sessions dans Teams en appuyant sur un bouton.
Sachez que … c’est possible ! Ce type d’automatisation peut facilement être implémenté grâce à Power Automate.
Power Automate permet de créer automatiquement vos réunions Teams
Vous commencez par vous concocter un fichier ‘source’ Excel où vous créez un tableau comprenant les champs nécessaires. Vous sauvegardez ce fichier Excel dans OneDrive.
Ensuite, vous créez un flux Cloud instantané dans Power Automate.
La première étape du flux consiste à démarrer vous-même ce flux.
Ensuite, il faut saisir ce fichier source afin de générer la liste des différents événements à créer.
Vous ajoutez donc une étape où vous avez le choix entre différents connecteurs. Nous choisissons ici Excel Online et la fonction ‘Liste de rangées dans un tableau ». Ensuite, nous sélectionnons l’emplacement, le fichier et le tableau que nous allons utiliser comme fichier source.
À présent, Power Automate peut accéder à la liste des événements qui doivent être créés.
L’étape suivante que nous allons ajouter est une fonction Teams pour la création de réunions.
Cette étape apparaîtra cependant dans un groupe applicable à tous, étant donné que nous procédons sur la base d’une liste, et donc pour chaque enregistrement de cette liste. Comme nous partons d’un fichier Excel, nous devons adapter le format des champs date pour Power Automate.
Ensuite, nous sélectionnons les champs disponibles dans le fichier Excel importé afin de configurer les Événements Teams comme le montre la capture d’écran ci-dessous.
En guise d’alternative, vous pouvez par exemple aussi sauvegarder le résultat dans un deuxième fichier Excel. Cela peut s’avérer nécessaire ou utile pour différentes raisons, par exemple pour le chargement en bloc de ces sessions dans un outil LMS.
Dans ce cas, vous devez bien entendu ajouter dès le début du flux une étape supplémentaire qui lira le fichier de résultats et le videra.
Comme vous le voyez, Power Automate offre d’innombrables possibilités pour rendre votre travail plus agréable et surtout plus efficace.
Apprenez-en davantage sur l’automatisation de votre travail au moyen de Power Automate lors de notre Power Day qui se tientle 21 octobre 2021.
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