Grâce à OASE, Spadel passe à Office 365 sans le moindre problème
« L’assistance permanente de nos utilisateurs était un facteur déterminant pour choisir la solution de Xylos. »
Spadel, le producteur belge d’eau minérale, a migré en mars 2017 de Lotus Notes aux produits Microsoft comme Outlook, Skype Entreprise et OneNote dans le cadre de l’abonnement en ligne Office 365. Afin d’en assurer le bon déroulement, Xylos lui a apporté son aide sous la forme d’un plan de communication et de formation en phases articulé autour de sa plate-forme d’apprentissage OASE. L’approche a assuré un taux d’adoption très élevé et a introduit de nouvelles méthodes de travail tout en étant rentable.
Début février, Spadel a organisé une grande réunion de kick-off pour informer les collaborateurs du nouveau projet en temps utile. Ensuite, elle a diffusé chaque semaine une vidéo d’annonce sur les écrans internes. Le nouveau progiciel a aussi fait régulièrement l’objet de clips dévoilant ses possibilités. Si c’était à refaire, Bart Tuyls, directeur des ressources humaines, suivrait exactement le même trajet. « Comme nous avons constamment attiré l’attention des collaborateurs sur ce changement, ils étaient tous parfaitement préparés à la migration et aucune résistance n’a été à déplorer. Nous avions déjà présenté cette idée sous un jour favorable à nos collaborateurs, de quoi réaliser une transition tout en douceur. C’était donc plutôt une évolution qu’une révolution, même s’il s’agissait quand même d’un big-bang. »
En plusieurs étapes…
En prélude à la migration, les collaborateurs ont déjà suivi des formations pour se familiariser avec les nouvelles applications. Spadel a opté pour une approche phasée. Dans un premier temps, des ambassadeurs ont été choisis pour chaque site. Ils ont ensuite fait office d’interlocuteurs privilégiés de leurs collègues. Sur la base de leur passion pour l’informatique et le projet, ils ont reçu une formation approfondie sur les nouvelles applications. Une semaine après le lancement, Xylos a présenté à tous les collaborateurs une démo approfondie en plusieurs sessions.
Enfin, Spadel a commandé 600 licences de la plate-forme d’apprentissage en ligne OASE de Xylos. Depuis la migration, les collaborateurs peuvent lui adresser leurs questions sur Office. « Ils veulent avoir une réponse le plus rapidement possible, ce qui est tout à fait réalisable avec OASE. J’aime souvent à la comparer à Shazam », explique Bart Tuyls. « L’assistance permanente de nos utilisateurs était un facteur déterminant pour choisir la solution de Xylos. Une formation unique n’est pas la bonne solution pour Office 365. À l’avenir, nous entendons encore communiquer davantage sur OASE, par exemple, à l’aide d’un e-mail mensuel de conseils et astuces avec des vidéos sur la plate-forme. »
À l’instar de la formation, la mise en service des nouveaux programmes s’opérera pas à pas chez Spadel. En mars, elle s’est concentrée sur Outlook, OneNote, OneDrive et les applications Office-classiques. Skype Entreprise faisait aussi partie du plan, mais seulement le volet audio, bien que la vidéo et le chat suivront assez rapidement », pense Bart Tuyls. « Il n’est pas possible de démarrer toutes les applications Office 365 de front. Nous entendons y évoluer et OASE peut nous y aider. Nous sommes d’ores et déjà impatients d’activer Yammer à l’avenir ! »
600
collaborateurs ont accès à la plate-forme d’apprentissage en ligne OASE
4
filiales réparties dans 4 pays ont été formées par Xylos
1
jour a été le temps nécessaire pour migrer tous les collaborateurs Spadel vers l’environnement Microsoft
Nouveau mode de travail (NWoW)
Une des motivations pour adopter le nouveau progiciel était le NWoW ou comment Spadel peut adopter de nouvelles manières de travailler. « Notre taux d’adoption très élevé découle très certainement de notre approche tout en douceur. Nous constatons déjà que les collaborateurs se déplacent nettement moins et recourent plus rapidement aux réunions vidéo. Ce point était déjà intégré à notre trajet de formation, parce que la démo pour notre filiale du Pays de Galles a été donnée sur webcast », explique Bart Tuyls. « La collaboration était aussi plus rapide. Nous pouvons désormais collaborer simultanément avec plusieurs collègues sur un seul document. Toutes les modifications sont clairement tenues à jour, ce qui facilite nettement la gestion des versions. Les e-mails avec des projets de documents font désormais partie du passé tout comme la téléphonie classique. Nous utilisons de plus en plus Skype Entreprise. Dans nos bureaux de Bruxelles, nous n’avons plus le moindre téléphone fixe. »
Un partenaire flexible pour réduire les coûts
Au terme d’une brève étude de marché, Spadel a décidé de collaborer avec Xylos. Le minéralier a rapidement été convaincu par l’approche professionnelle de Xylos, par ses exemples concrets et par sa plate-forme OASE « Nous avions déjà collaboré avec Xylos et elle a su une fois encore nous persuader du bien-fondé de son approche. Au cours de nos réunions, elle nous a montré au travers de démos en direct comment elle avait géré la situation chez d’autres clients. Nous avons ainsi pu bénéficier d’exemples concrets. Le résultat tient en un plan de communication et de formation qui nous a permis de réduire nos coûts. Grâce à OASE, une brève démo a été suffisante. Pour tout le reste, nous disposions de la plate-forme d’apprentissage et des ambassadeurs. De cette manière, les collègues n’étaient pas trop longtemps absents de leur bureau. Qui plus est, Xylos ne voyait pas d’inconvénient à dispenser les formations aux équipes de nuit pendant leur shift. Grâce à sa flexibilité, nous n’avons pas dû ameuter ces collaborateurs de jour… Cette collaboration a très largement confirmé notre bonne impression. Les retours de nos collaborateurs sont très positifs et ils utilisent effectivement les nouveaux outils », conclut Bart Tuyls.
« Il n’est pas possible de démarrer toutes les applications Office 365 de front. Nous entendons y évoluer et OASE peut nous y aider. »
Bart Tuyls, RH Director
