Le projet Digital Workplace de Fluxys a de grandes ambitions allant au-delà du déploiement d’Office 365. Jérôme Van Der Meerschen, Digital Workplace Manager, veut préparer l’organisation à une nouvelle manière de travailler avec de nouveaux outils dans Office 365. « Pour que nos investissements en équipements et logiciels soient rentables, nous mettons également l’accent sur l’acquisition de connaissances et de compétences par l’utilisateur final ».

Le service Digital Coach est une formule gagnante au sein de Fluxys

La campagne d’information a veillé à ce qu’il y ait peu de réticences à l’égard des coaches. « Dans l’intervalle, nos collaborateurs ont facilement fait appel aux Digital Coaches », nous confie Jérôme. Les collaborateurs envoient chaque jour des dizaines de mails ou messages instantanés aux Digital Coaches. Ou alors ils viennent jusqu’à eux pour leur poser des questions sur les classiques comme Word, Excel et PowerPoint. « Mais la majorité des questions porte actuellement sur Teams, SharePoint ou OneDrive. Les employés de notre siège principal font appel à l’équipe, mais ceux des autres implantations en Belgique et même en Allemagne, en Suisse, en France et au Royaume-Uni contactent également régulièrement les coaches. »

Mais le service Digital Coach propose davantage qu’une assistance ponctuelle. Les coaches organisent chaque semaine des séances d’inspiration en français, néerlandais et anglais. Lors de ces sessions courtes, ils parviennent à enthousiasmer leur public et présentent aux participants de nouveaux outils et techniques dans Office 365. Les collaborateurs de Fluxys découvrent par exemple comment collaborer dans des fichiers sur SharePoint, comment maîtriser la boîte de messagerie, ils voient comment récupérer et transformer des données dans Excel avec Power Query et ils découvrent aussi les dernières fonctionnalités des applications mobiles. Nous constatons souvent que les participants à ces sessions s’appuient sur leurs anciennes méthodes de travail. Ils ignorent qu’ils peuvent gagner beaucoup de temps grâce à ces nouvelles techniques. Lors des sessions d’inspiration, les coaches présentent les choses telles qu’elles sont au public et leur montrent comment faire autrement.  » Oh ! Si j’avais su cela trois ans plus tôt » est une remarque que les coaches entendent souvent. Après une séance d’inspiration, les personnes intéressées prennent contact avec l’équipe afin d’intégrer ces techniques à leurs fichiers et à leur manière de travailler, lors d’une séance en tête-à-tête.

De plus en plus de collaborateurs s’adressent aux Digital Coaches pour obtenir des conseils. Ils recherchent souvent une alternative pour leur mailbox surchargée ou alors ils souhaitent partager plus facilement des données et les utiliser sur différents appareils. Les Digital Coaches recherchent une solution sur mesure et mettent les équipes techniques en contact avec l’utilisateur final. Office 365 propose des applications permettant de communiquer et de collaborer de manière plus efficace. Le service Digital Coach veille à ce que les personnes sélectionnent les outils appropriés et gèrent parfaitement le fonctionnement de ceux-ci. Nous constatons par exemple une augmentation importante de l’utilisation de Teams pour communiquer et collaborer », raconte Jérôme.

« J’ai accès aux outils de reporting de l’équipe et je suis bien au courant de leurs activités », témoigne Jérôme. « Les statistiques sont par exemple très utiles pour évaluer les applications où des questions sont posées ou pour détecter les sessions d’inspiration qui intéressent nos collaborateurs. »

« La plateforme vidéo OASE est également un outil puissant pour l’adoption par nos utilisateurs. » Les collaborateurs de Fluxys y trouvent des vidéos courtes et claires, dans leur langue, offrant des réponses à leurs questions.

Le COVID-19 a accéléré les choses

« Lorsque la plus grande partie de nos collaborateurs travaillait de la maison, la demande d’outils collaboratifs a augmenté, ainsi que le nombre d’appels adressés aux Digital Coaches, et de manière spectaculaire. » Nous avons contacté tous les collaborateurs personnellement, et si nécessaire, nous leur avons proposé de l’aide et des conseils lors du travail à distance. L’apprentissage sous la forme de webinaires et de vidéos conçues sur mesure proposées sur OASE ont permis à chacun de maîtriser leur nouvelle façon de travailler. « Lors du retour partiel au bureau, les coaches ont également veillé à ce que les nouvelles infrastructures des salles de réunion, comme nos nouveaux Centres Hubs, soient connues de tous ».