Imaginons que vous ayez un trait de génie pour un projet ou une activité lorsque vous travaillez à domicile ou en vacances. Vous souhaitez bien évidemment le consigner le plus rapidement par écrit afin de ne pas l’oublier. Mais saviez-vous que vous pouviez placer directement cette idée de génie dans le document de travail ? Si ce document se trouve sur OneDrive, vous pouvez de toute façon y accéder, même à partir de votre smartphone. Il vous suffit de vous connecter, de rechercher votre fichier et d’y placer votre idée… et le tour est joué ! Quels sont les autres avantages de OneDrive ? En voici un petit tour d’horizon…
1. Vous recevez moins d’e-mails et vous avez une meilleure vue d’ensemble
Quand vous collaborez avec des collègues sur un projet, vous recevez régulièrement des e-mails avec des mises à jour des documents de travail. Et tous les participants se posent invariablement les mêmes questions : quelle en est déjà la dernière version ? Comment gérer les adaptations de plusieurs personnes le plus efficacement possible dans un seul fichier ? Et puis, il y a aussi ces fichiers trop lourds pour être envoyés par e-mail. Vous l’aurez compris : cette méthode de travail n’est ni transparente ni claire…
Le progiciel Office 365 comprend OneDrive for Business. OneDrive permet de réduire le trafic de la messagerie électronique et d’obtenir une meilleure vue d’ensemble. Il s’agit d’un outil en ligne qui place vos fichiers dans le cloud. Tout le monde a donc accès au même fichier et les adaptations y sont directement sauvegardées. Quand vous ouvrez un fichier, vous en ouvrez la version la plus récente par défaut. Si vous souhaitez récupérer des éléments d’une version précédente, pas de problème : les versions remaniées sont également conservées et sont facilement consultables.
2. Vos documents sont accessibles de n’importe quel appareil
Que vous travailliez sur un PC, un ordinateur portable ou une tablette, vous pourrez accéder à vos fichiers sur OneDrive à toute heure et en tout lieu. Même à partir de votre smartphone. En rentrant chez vous, vous souhaitez encore rapidement modifier quelque chose ? Qu’à cela ne tienne ! Voulez-vous montrer vos photos de vacances sur l’ordinateur d’un ami ? Tout est possible…
3. Vous définissez qui peut accéder aux documents
Si vous placez un fichier sur OneDrive, vous pouvez en définir les droits d’accès. Quelle est la marche à suivre ? Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier que vous souhaitez partager et ensuite sur Partager. Vous pouvez désormais inviter des personnes par e-mail. Vous pouvez aussi décider si une personne peut seulement consulter un fichier ou l’éditer.
4. Vous pouvez adapter vos fichiers hors ligne
Si vous n’avez pas de connexion internet, vous pouvez encore poursuivre l’édition sur OneDrive. Les adaptations sont conservées et automatiquement synchronisées dès que la connexion est rétablie. De cette manière, les personnes qui ont accès au fichier ont toujours la version la plus récente.
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