Als je een filter toepast op een PivotTable zullen natuurlijk enkel de gefilterde items zichtbaar zijn. Als je later de PivotTable vernieuwt, dan blijft deze filter bewaard waardoor nieuwe items niet zichtbaar zullen zijn. In de meeste gevallen is dit logisch, maar in sommige gevallen kan het nuttig zijn om deze nieuwe items automatisch toe te voegen aan de toegepaste filter.
Deze vraag kwam van een deelnemer van een Excelopleiding. Ze heeft een lijst van producten en sommige producten waren niet meer beschikbaar. Bijgevolg had ze deze producten weggefilterd, maar als er een nieuw product aan de lijst werd toegevoegd werd dit nieuwe product ook weggefilterd. Het zou natuurlijk gemakkelijk zijn indien er in de tabel een kolom ‘Status’ had gestaan waarop je zou kunnen filteren, maar omdat die niet aanwezig was moest er een ander oplossing gevonden worden.
We zullen gebruik maken van deze eenvoudige tabel:
Aangezien sommige producten niet meer beschikbaar zijn dienen we deze eruit te filteren.
Dit geeft als resultaat:
Stel dat we nu een nieuw product (Product 11) aan de lijst toevoegen en we vernieuwen de PivotTable dan lijkt het alsof er niets gewijzigd is. Toch zal je het nieuwe product in de filter zien, maar het is niet geselecteerd.
Om nieuwe items automatisch toe te voegen aan de filter:
- Open de ‘Field Settings’ van het veld product. (Rechtsklik op Product en kies voor ‘Field Settings’)
- Activeer de optie ‘Include new items in manual filter’
Omdat Product 11 ondertussen al in de gegevensbron van de PivotTable zit dien je dit product nog manueel toe te voegen door de filter te wijzigen. Maar nieuwe producten zullen vanaf nu standaard aan de PivotTable toegevoegd worden. In de onderstaande afbeelding zijn de producten 12,13,14 en 15 toegevoegd aan de tabel en vervolgens is de PivotTable vernieuwd.
Nog meer Excel-tips zoals deze? Die krijg je in onze Excel opleidingen. Of doe een beroep op één van onze Excel experts die jou coachen en helpen om jouw Excel documenten te optimaliseren.
