Covid-19 had en heeft nog steeds een impact op ons allemaal, zowel persoonlijk als professioneel. In veel organisaties is men afgelopen tijd actief online beginnen werken en Teams gaan uitrollen. In de praktijk blijkt het vaak een uitdaging om de overgang naar digitaal werken efficiënt te laten verlopen. Ook worden niet alle voordelen ten volle benut. Er wordt veel tijd en middelen geïnvesteerd in de technische aspecten van het veranderingstraject, maar men staat niet altijd voldoende stil bij de persoonlijke noden en bezorgdheden van alle medewerkers.
Hieronder beschrijven wij enkele veel voorkomende situaties waar wij als Change Consultant mee in aanraking komen.
Daarbij lichten wij kort toe hoe wij bij Xylos aan de hand van het ADKAR-model de digitale transitie zo efficiënt mogelijk laten verlopen.
Het ADKAR-model = Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement
Weerstand is vaak een gevolg van onvoldoende communicatie naar de medewerkers toe
Verandering creëert heel wat onzekerheid en angst! Weerstand is daarom een volkomen normale reactie! Dezelfde reacties komen vaak terug bij onze klanten: “Waarom moeten wij veranderen? Zijn we wel zeker dat dit beter werkt? Ik heb hier geen tijd voor? Men wil ons weer van hogerhand iets nieuw opleggen! Wat is de meerwaarde van deze verandering? …” Enzovoort. Er komt heel wat tegenwind uit verschillende hoeken! Om dit tegen te gaan en ervoor te zorgen dat iedereen aan hetzelfde zeel trekt, is er een nood aan duidelijke en transparante communicatie van de sponsor. We praten hierbij niet zomaar over een e-mail die overhaast wordt uitgestuurd naar alle medewerkers of een communicatie die snel op het platform wordt geplaatst. Voor een vlotte User Adoption moet de communicatie verder gaan dan mededelingen over de technische aspecten.
Een goede communicatie is essentieel om als organisatie verbondenheid te creëren met je medewerkers. Daarbij is het belangrijk dat je met een duidelijke, coherente en overtuigende visie over het ‘WAAROM’ van het project naar buiten komt. Anderzijds is het van belang dat je ook heel gericht en specifiek communiceert. Hou er bij de implementatie van een nieuwe tool rekening mee dat medewerkers, afhankelijk van hun functie, de tool op een heel verschillende manier zullen gebruiken.
Hoe pak je dat aan? In een eerste workshop met het projectteam van jouw organisatie brengen we de volledige organisatie in kaart en bepalen we de verschillende doelgroepen. Daarna houden we een communicatieworkshop met het projectteam om de communicatiestrategie te bepalen en per doelgroep af te stemmen. Zo kan je communicaties uitsturen die rekening houden met de specifieke noden en behoeftes van elke doelgroep. Dan zullen alle medewerkers zich betrokken voelen bij het veranderingstraject op een wijze die voor elk van hen comfortabel aanvoelt.
Medewerkers zien niet altijd het persoonlijke voordeel voor zichzelf
Een ander gekend probleem in organisaties is dat de medewerkers geen voordeel zien in de migratie naar Office 365. “Mijn huidige manier van werken, is toch oké? Wat gebeurt er met mijn bestaande documenten? Wij werken al jaren zo!” Het is dan ook beangstigend om als persoon zomaar uit je comfortzone getrokken te worden.
‘Luisteren’ is hier het sleutelwoord. In onze rol als Change Architect doen wij dit aan de hand van interviews met enkele medewerkers uit de verschillende doelgroepen. Met deze interviews betrekken we enerzijds de medewerkers in het denkproces van de veranderingen, anderzijds luisteren wij naar hun noden en behoeftes. Door hierover met hen te praten krijgen we de nodige input zodat we de voordelen per doelgroep in de kijker kunnen zetten en use cases kunnen formuleren. Ook zorgt dit voor een grotere betrokkenheid bij het veranderingstraject.
In een veranderingstraject is de eindgebruiker op zoek naar zijn of haar persoonlijke voordelen. Deze eindgebruiker vraagt zich af “What’s in it for me?” . Mogelijke voordelen kunnen bijvoorbeeld zijn: tijdsbesparing, lagere werkdruk, efficiëntere manier van werken, … .
Digitale middelen worden vaak niet ten volle benut
Het veranderingstraject houdt niet zomaar op eens de technische aspecten zijn uitgerold. Op dat moment komen er immers veel vragen. De eindgebruiker weet nog niet hoe hij deze tool op een correcte manier kan hanteren. “Vol enthousiasme wordt een chaos aan Teams aangemaakt; Men vergeet de mogelijkheid om op één document samen te werken of is hiervan zelfs niet op de hoogte. Communicatie gebeurt nog te veel via e-mail; Niemand vindt nog de laatste versie terug van een document;…”
De organisatie zal een grotere ROI (Return on Investment) kennen wanneer alle medewerkers performant leren omgaan met de nieuwe tools. Om dit te optimaliseren werken wij met Digital Coaches die opleidingen op maat aanbieden. Deze opleidingen worden op punt gesteld tijdens de learning workshop met het projectteam.
De uiteindelijke opleidingen zijn steeds op maat van de organisatie en kunnen bestaan uit (digitaal) 1-to-1coaching, escape games, groepssessies op verschillende niveaus gaande van inspiratie sessies tot sessies voor gevorderden. De Digital Coaches leiden jou en jouw medewerkers stap voor stap naar een succes verhaal.
Staat jouw organisatie voor een verandering?
Ontdek dan in deze video wat onze Change Consultants voor jou kunnen betekenen.
Wil je meer weten over onze aanpak of wens je een vrijblijvende offerte? Neem dan contact met ons via +32 2 264 13 20 of saleslearning@xylos.com.
