Wist je dat je conditional formatting best niet zomaar kopieert naar andere cellen? In deze blogpost ga ik dieper in op de beste methode om conditional formatting uit te breiden naar andere cellen.
Ik heb in onderstaande Excel sheet op het gebied A1:E4 een eenvoudige conditional formatting toegepast die alle cellen kleurt met een waarde groter dan 180.
Stel: je wil het bereik uitbreiden naar het gebied E7:I12. Doe je dit via de Format Painter, dan krijg je het volgende resultaat.
Aanvankelijk zie je niets verkeerds. En dat is logisch, want er is niets mis. Toch is deze methode niet efficiënt. Waarom niet? Ik geef een voorbeeld:
- Selecteer de cel A1.
- Ga naar Home > Conditional Formatting > Manage Rules en wijzig de kleur.
- Je krijgt dit resultaat.
Enkel de kleur in het eerste bereik is gewijzigd. Het tweede is onveranderd gebleven. Hoe komt dit?
Door de Format Painter te gebruiken, kopieer je de conditional formatting naar het andere gebied. Kijk je dan bij Home > Conditional Formatting > Manage Rules en selecteer je bovenaan de optie This Worksheet, dan zie je dat er twee regels zijn. Ze doen dezelfde test, maar zijn van toepassing op verschillende gebieden.
Als je heel vaak de Format Painter gebruikt om conditional formatting te kopiëren, krijg je een lange lijst met regels. Wil je in al deze regels de rode kleur veranderen naar groen, dan ben je een hele tijd bezig, want je moet elke regel apart wijzigen.
Conditional formatting kopiëren: de juiste weg
Klik op een cel die de correcte opmaak heeft (bv.: A1)
Ga naar de regels: Home > Conditional > Formatting > Manage Rules
Plaats de cursor achteraan in het tekstvak ‘Applies To’
Houd de CTRL-toets ingedrukt en selecteer het gebied waarop je de opmaak wil toepassen.
Voeg alle andere gebieden die dezelfde opmaak moeten hebben toe terwijl je de CTRL-toets ingedrukt houdt.
Klik op OK.
Wanneer dan wel de Format Painter gebruiken in Excel?
Bovenstaande betekent niet dat je vanaf nu de Format Painter nooit meer mag gebruiken. Het volgende voorbeeld toont een situatie waarin je deze wel kan gebruiken.
In onderstaande tabel zijn de gegevens van januari geselecteerd. De 2 hoogste waarden zijn geaccentueerd. In het screenshot zie je hoe dit gedaan is.
Als je het bereik uitbreidt tot en met cel G7, krijg je dit resultaat.
Je hebt het bereik uitgebreid dus zal Excel de 2 hoogste waarden van dit gebied tonen. Met andere woorden: Excel toont de 2 hoogste waarden van de cellen B2 tot en met G7.
Maar ik wil niet de hoogste waarden van de 36 cellen zien (6 producten * 6 maanden). Ik wil per maand de 2 hoogste waarden van de 6 cellen zien (6 producten).
In dit geval moet je de opmaak kopiëren in plaats van uitbreiden! En dit kan eenvoudig met de Format Painter.
In dit voorbeeld vertrek ik terug van de eerste tabel waarin enkel de 2 hoogste waarden van Excel getoond worden.
- Selecteer één van de 6 cellen in de kolom JAN en dubbelklik op de Format Painter. Als je dubbelklikt op de Format Painter blijf je de opmaak kopiëren tot je op de ESC-toets drukt.
- Selecteer in één beweging alle waarden van februari. Selecteer vervolgens in één beweging alle waarden van maart en doe zo verder tot de laatste maand.
- Het resultaat ziet er zo uit:
Format Painter: enkele tips
- Kopieer je opmaak telkens in één vloeiende beweging. Dit is belangrijk.
- Als je een cel bent vergeten en je selecteert nadien enkel deze cel, dan zal die cel altijd een kleur hebben. Want: Je past op één cel de opmaak ‘kleur de 2 hoogste waarden’toe. Als er maar één waarde is, zal dat altijd de hoogste zijn.
- Er is geen snelle manier om de kleur van deze cellen te wijzigen. Wat je wel kan doen: Wijzig enkel de opmaak van de maand januari en kopieer die vervolgens via de Format Painter terug naar de andere cellen.
Wil je meer leren over conditional formatting in Excel?
Volg dan één van de Xylos Excel opleidingen:
- Excel: Inleiding
- Excel: maken van interactieve dashboards
- Excel: hoe verhoog ik mijn efficiëntie en productiviteit? (tips voor gevorderde gebruikers)
Deze opleidingen kan je op individuele basis volgen in Antwerpen of Brussel. Of boek deze opleidingen op maat van uw bedrijf. Voor meer informatie kan je terecht bij Xylos via 02/264.13.20 of xylos@xylos.com.
