Dankzij mijn rol als Digital Coach bij Xylos word ik ingezet bij verschillende klanten. Die dagen worden door onze planning coördinatoren gepland via onze planningssysteem dat synchroniseert met onze Outlook agenda.
Dat werkt prima, maar ik had graag een idee van wat er telkens nieuw wordt ingepland.
Ere wie ere toekomt, collega Kurt bedacht hiervoor een elegante maar doeltreffende oplossing en deelde deze met mij: een Power Automate (ook bekend als MS Flow) flow die je op hoogstens 15 minuutjes in elkaar knutselt en waarmee je een Teams bericht ontvangt van zodra iemand een afspraak toevoegt aan je Outlook agenda.
Een voorbeeld van het Teams bericht over een nieuw agenda item vind je hier:
Wordt jouw agenda ook beheerd door jouw collega’s en heb jij Office 365 op je computer? Dan zal deze oplossing jou zeker bekoren. We helpen je met de verschillende stappen.
Surf naar powerautomate.microsoft.com en log in.
Klik vervolgens op ‘create’ in de linker zijbalk en kies voor ‘Automated cloud flow’. We gaan namelijk een automatisatie toevoegen aan onze (cloud) Outlook kalender.
Dit kunnen we met behulp van Power Automate connectoren. We gebruiken er 2, namelijk een voor Outlook (want ik wil m’n kalender tracken) en een voor Teams (want daar wil ik een berichtje op ontvangen).
In het volgende scherm kies je best een duidelijke naam als titel, en zoek je op de term ‘When a new event’. Dit toont je de connector die we zoeken, namelijk ‘When a new event is created (V3)’. Van zodra je op ‘Create’ klikt kom je in het bewerkvenster waarin je je flow kan aanpassen en uittesten.
Om onze Outlook connector te activeren moeten we eerst nog een gewenste kalender selecteren, zo zie je dat ik ‘Agenda’ heb ingesteld.
Als je dit ook hebt gedaan kunnen we over naar de volgende (Teams) connector. Klik hiervoor op ‘New step’ onderaan je flow, zoek op ‘Post in chat’ en selecteer de ‘Post message in chat or channel’ connector.
Als laatste moeten we deze connector nog instellen voor we kunnen beginnen testen. In het ‘Post as’ veld kies je voor ‘Flow bot’, in ‘Post in’ voor ‘Chat with Flow bot’ en als recipient jezelf. Dit omdat we die berichtjes van Power Automate willen krijgen in de vorm van een Teams bericht naar onszelf.
Het enige dat nu nog rest is de berichttekst dat we straks via Teams chat willen krijgen opmaken. Op mijn screenshot zie je een voorbeeld, al kies je dat natuurlijk volledig zelf!
Nog enkele tips:
- De blauwe elementen in ‘Message’ zijn dynamic content, deze komen met andere woorden over uit het Outlook event dat werd toegevoegd. Het paarse element is een formule, in dit geval formatDateTime(triggerOutputs()?[‘body/start’]) om de datum in een iets mooier formaat weer te geven. Als je voorgaande tekst kopieert en plakt in het ‘Expression veld’ krijgt je het eindresultaat.
Ziezo! Volledig klaar om getest te worden. Dit kan je doen door rechts bovenaan op ‘Test’ te drukken en te kiezen voor ‘Manually’. Als je nu items toevoegt aan je kalender zou je berichten moeten beginnen krijgen van Power Automate!
En er is nog meer mogelijk met Power Automate
Dankzij een conditie kan je er zelfs enkel de afspraken uitpikken die kritiek zijn, op basis van de afzender, het onderwerp, de berichttekst, etc.
Ik hoop met deze blogpost een beeld te kunnen geven van wat Power Automate te bieden heeft, want geloof me gerust: we barely scratched the surface with this one!
Wil je ook meer weten over de mogelijkheden van Power Automate? Schrijf je dan snel in voor onze Power Automate opleiding.
