Pas je vaak dezelfde reeks van acties toe op eenzelfde mail zoals een vlagje aan zetten, op ongelezen zetten, verslepen naar een map, een categorie aan geven (of verwijderen)? Of stuur je vaak dezelfde mail naar dezelfde personen?
Maak dan zeker gebruik van de Quick Steps. Een Quick Step in Outlook is een eenvoudig te gebruiken shortcut waarbij je verschillende acties kan combineren in 1 klik!
Zo kan je er een ‘Flag’ aan vastkoppelen (en je mail zo tegelijk ook markeren als taak) of via ‘add Action’ bepalen dat je mail automatisch terecht komt in een map naar keuze, al dan niet voorzien van een categorie (en dus kleurtje).
Zelf ben ik ook een grote fan van de Quick Steps in Outlook. Als Digital Coach geef ik samen met enkele collega’s de medewerkers van onze klant antwoorden op al hun Office gerelateerde vragen. Aangezien wij vanuit dezelfde mailbox werken, heb ik voor mezelf een Quick Step aangemaakt waarbij ik met 1 klik mijn kleur/categorie toewijs aan een e-mail. Tegelijkertijd wordt deze mail in de juiste map gezet en opent er een venster om een antwoord te formuleren (reply all).
Dit draagt bij aan efficiënt mailbeheer!
Wil je meer tijdbesparende tips in Outlook? Kijk dan even naar ons aanbod rond Outlook opleidingen.
