Vaak kijken we naar bepaalde gegevens in een Power BI rapport, en nemen we actie afhankelijk van wat we zien.
Stel dat ik een lijst binnentrek van alle openstaande taken, en deze filter op nabije due dates of op hoge prioriteit. Allicht krijg ik dan enkele taken te zien en wil ik de personen die deze taken gaan uitvoeren hierover verwittigen. Als ik voor elke taak een nieuwe e-mail moet maken en de nodige toelichting geven rond de taken, dan neemt dat heel wat tijd.
Dat kan efficiënter, namelijk via Power Automate!
Zie mijn data in Power BI:
Ik zie dat drie van mijn taken High Priority zijn, ik kan deze selecteren via een filter die ik op het veld Priority heb gemaakt. Ik zou nu graag een knop ontwikkelen die ervoor zorgt dat ik de relevante mensen onmiddellijk op de hoogte breng van deze taken.
Je start door een Power Automate visual in te voeren. Deze vind je aan de rechterkant in het Visualizations Panel.
Je krijgt dan de volgende stap-voor-stap uitleg om een flow (geautomatiseerd proces in Power Automate) te gaan koppelen aan een knop in Power BI.
Stap 1: Voeg alle relevante data toe aan deze visual. In mijn mail wil ik bijvoorbeeld de relevante persoon gebruiken, de titel van de taak, de bucket en de due date. Voeg dus deze velden toe aan de visual.
Stap 2: klik op de drie puntjes om de flow te gaan bewerken
Je komt dan in Power Automate terecht. Klik op New en vervolgens Instant Cloud Flow.
Kies voor New Step en vervolgens de connector Office365 Outlook met de toebehorende actie Send an email (V2).
Vul de velden van je email actie (Subject, To en Body) als volgt in:
De bijhorende Apply to each actie krijg je vanzelf omdat Power Automate weet dat je meerdere taken kan selecteren in Power BI en zal dus voor elke geselecteerde actie een mail uitsturen.
Zo simpel is het dus. Vergeet enkel niet de flow te delen met je collega’s als zij deze knop ook gaan gebruiken.
Wil je soms je klanten op de hoogte houden van uitstaande orders of gebruikers laten weten dat hun ticket in goede handen is? Dit is de ideale oplossing!
Het hoeft natuurlijk niet altijd een e-mail te zijn natuurlijk. Power Automate laat ons ook toe om automatisch Teams berichten te sturen, SharePoint items te maken, Excel Online tabellen aan te vullen, of zelfs meetings te plannen.
En dat allemaal vanuit Power BI!
Wil je meer weten over de kracht van de Power tools? Bekijk dan zeker ons opleidingsaanbod:
Power BI opleidingen
Power Automate opleidingen
Power BI day op woensdag 27 april 2022 waar je kan kiezen uit een aanbod van maar liefst 12 verschillende sessies, voor beginnende tot gevorderde Power BI gebruikers
