Stel: je krijgt een geniale ingeving voor een project op je werk wanneer je thuis of op vakantie bent. Je wil die natuurlijk zo snel mogelijk opschrijven zodat je het niet vergeet. Maar wist je dat je dat idee ook direct in het werkdocument kan zetten? Als dat document op OneDrive staat, geraak je er sowieso aan, zelfs vanop je smartphone. Je logt gewoon even in, zoekt je bestand en hop, je kan je idee erin kwijt. Wat OneDrive nog zo interessant maakt? Ik som even enkele voordelen op.
1. Je krijgt minder e-mails en meer overzicht
Als je met collega’s aan een project werkt, krijg je geregeld e-mails met updates van werkdocumenten. Maar wat is nu ook alweer de recentste versie? En hoe verwerk je de aanpassingen van meerdere personen zo efficiënt mogelijk in één bestand? En dan spreek ik nog niet over bestanden die te groot zijn en die je dus niet via e-mail kan versturen. Je hoort het al: heel overzichtelijk is die manier van werken niet.
In het Office 365-pakket zit OneDrive for Business. OneDrive zorgt voor minder e-mailverkeer en voor meer overzicht. Het is een online tool die je bestanden in de cloud zet. Iedereen geraakt dus aan hetzelfde bestand en aanpassingen worden direct opgeslagen. Als je een bestand opent, open je standaard de recentste versie. En als je iets uit een vorige versie zou willen recupereren: de bewerkte versies worden ook bijgehouden en kan je gemakkelijk raadplegen.
2. Je geraakt vanop elk apparaat aan je documenten
Of je nu op een pc, laptop of tablet aan het werk bent, je geraakt altijd en overal aan je bestanden op OneDrive. Zelfs vanop je smartphone. Wil je tijdens het pendelen nog snel iets aanpassen? Geen probleem. Wil je op de computer van een vriend je vakantiefoto’s tonen? Het gaat allemaal.
3. Je beslist zelf wie toegang tot je bestanden heeft
Als je een bestand op OneDrive zet, kan je kiezen wie er toegang toe heeft. Hoe je dat doet? Klik met je rechtermuisknop op het bestand dat je wil delen en vervolgens op Delen. Nu kan je mensen via e-mail uitnodigen. Je kan ook beslissen of iemand een bestand enkel kan bekijken of ook mag bewerken.
4. Je kan offline bestanden aanpassen
Als je even geen internetverbinding hebt, kan je toch nog je bestanden in OneDrive bewerken. De aanpassingen worden bewaard en automatisch gesynchroniseerd zodra je weer verbinding hebt. Zo zien andere personen die toegang tot het bestand hebben ook altijd de meest recente versie.
Wil je leren hoe Office 365 je efficiënter kan laten samenwerken? Volg dan zeker onze open opleiding Succesvol samenwerken dankzij Office 365.
