Deze blogpost past in het geheel van tips die ik verzameld heb onder de reeks ’18 Excel Tips’.
Op iedere werkdag van de maand juni zal er een post verschijnen met een tip die elke Excel gebruiker kan toepassen. Het niveau van de tips varieert van eenvoudig tot zeer gevorderd. Voor sommige tips wordt uitgegaan van een bepaalde Excel kennis.
Deze tips zijn tot stand gekomen op basis van mijn jarenlange ervaring als trainer bij Xylos bij het geven van onze Excel-opleidingen. Vandaag starten we de blogreeks ’18 Excel tips’ met een korte bespreking van de verschillende nieuwe Excel bestandsformaten.
Sinds Excel versie 2007 worden er standaard geen ‘xls’ extensies meer gebruikt. We slaan onze bestanden nu op met de extensie ‘xlsx’, ‘xlsm’ of ‘xlsb’ (templates als ‘xlst’).
Dit heeft te maken met de technische wijziging van de bestandsstructuur. Bestanden vormen nu een geheel van gecomprimeerde XML file-tjes. (Microsoft Office Open XML format – OOXML).
Door gebruik te maken van deze gecomprimeerde techniek wordt de grootte van je bestanden ook aanzienlijk gereduceerd. Daarnaast hebben ontwikkelaars ook meer mogelijkheden doordat ze toegang hebben tot de onderliggende structuur van de XML files. Ook de compatibiliteit met externe applicaties wordt hierdoor verbeterd.
Ontwikkelaars van VBA projecten dienen steeds hun bestanden op te slaan onder het ‘xlsm’ formaat. Het ‘xlsx’ formaat kan geen VBA code meer herbergen.
Naast deze 2 formaten kan je nog opteren om je bestand als ‘xlsb’ op te slaan. Dit binaire formaat reduceert de grootte van je bestand met 1/4de ten opzichte van het oude ‘xls’ formaat. (20MB xls wordt dus 5 MB in xlsb). Het formaat zorgt tevens voor een aanzienlijke tijdswinst bij het openen en opslaan van je bestanden. Door het gebruik van de ‘xlsb’ extensie is je bestand wel minder compatibel voor externe applicaties.
Tip: in deze reeks verschijnt ook een blog (Blog 18 op 26 juni ) over het verwijderen van paswoorden. In blog 18 zal je leren hoe je de achterliggende XML bestanden kan openen en aanpassen.
Morgen: Dag 2: Overbodige rijen en kolommen verwijderen
